Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

Unsere Vision ist ambitioniert, aber einfach: Wir werden der innovativste Cloud Service Provider Europas!

Gegründet 2009 aus dem Bestreben eines absoluten Technik-Begeisterten (unserem Obernerd) Lösungen für vermeintlich unlösbare Themen zu finden und viel Engagement und Willen hat sich die x-ion GmbH in den letzten Jahren von einem Start-up zu einem kleinen mittelständischen Unternehmen entwickelt. Wir sind als Cloud-Anbieter für maßgeschneiderte und hochqualitative Cloud- und Infrastrukturlösungen in der Hansestadt Hamburg tätig. Zusammen mit unseren Partnern konzentrieren wir uns auf die Konzeption, Entwicklung und den Betrieb technologisch herausfordernder sowie kundenindividueller Cloud-Lösungen.

Jede/r Einzelne unserer Mitarbeitenden trägt täglich mit ihrer/seiner Expertise dazu bei, unsere Vision zur Realität zu machen. Wir haben Großes vor! Komm und unterstütze uns!

Du sorgst dafür, dass in unserem Büro alles rund läuft! In deiner Position kümmerst du dich um das gesamte Officemanagement: Du sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft, koordinierst Termine und behältst den Überblick über administrative Abläufe. Im Bereich Facilitymanagement kümmerst du dich um die Büroinfrastruktur, verwaltest das Inventar und steuerst Dienstleister. Im Reisemanagement planst und buchst du Geschäftsreisen und sorgst für effiziente Abläufe. Als erster Ansprechpartner im Büro bist du die zentrale Schnittstelle für Kollegen, Gäste und Dienstleister. Zusätzlich betreust du Meetings und Veranstaltungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf..

Wenn du ein Organisationstalent bist und gerne vielseitige Aufgaben übernimmst, freuen wir uns auf dich!

Was Dir in dieser Position helfen kann, sind:

Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung als Teamassistenz oder im Bereich Office-Management.
Grundlegende Kenntnisse in der Bearbeitung von Reisekosten und Auslagen.
Versierter Umgang mit relevanten IT-Tools sowie Begeisterung für digitale Prozesse und moderne IT-Technologien.
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und strukturierter, pragmatischer sowie zielorientierter Arbeitsstil.
Ein hohes Maß an Selbstorganisation und Eigenverantwortung.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Du kannst Dir sicher sein, dass Du bei uns nicht nur ein Rädchen in einem großen Uhrwerk bist! Wir arbeiten alle Hand in Hand auf ein gemeinsames Ziel hin!

So wirst du ein Teil von uns:

Für aussagekräftige Unterlagen empfehlen wir folgende Dokumente einzusenden:

Tabellarischer Lebenslauf sowie Nachweise über die geforderte Qualifikation,
aktuelle Beurteilung bzw. Zeugnis und
ein kurzes Anschreiben mit Deinen Gehaltsvorstellungen und dem frühestmöglichen Eintrittstermin.

Sende Deine Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer “2024-XTA01” als PDF an bewerbung@x-ion.de.

Alternativ stellt Dir unsere Personalabteilung auch gerne DSGVO-konform einen Upload-Link zur Verfügung. Für weitere Informationen und Rückfragen steht Dir gerne unser Personalmanagement unter der angegebenen E-Mail Adresse zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Stellenbeschreibung als PDF

Und davon profitierst Du:

Mitarbeit in einem inhabergeführten, dynamischen Unternehmen mit einer klaren Vision: Technologie richtig einsetzen, um das Leben zu erleichtern.

Flexibles Arbeitszeitmodell, die Möglichkeit, mobil oder in Teilzeit zu arbeiten, sowie betriebliche Altersvorsorge und weitere Benefits.

Müsli, frisches Obst, Wasser sowie Kaffeespezialitäten bis zum Abwinken – vielleicht Standard, aber dennoch erwähnenswert.

Eine inspirierende und respektvolle Arbeitskultur, in der Ideen geschätzt werden und Raum für die individuelle Weiterentwicklung ist.

Ein modernes Büro mit Blick über den Hamburger Hafen und die Elbphilharmonie in den Tanzenden Türmen in Hamburg.

Mitwirkung in spannenden Projekten und Zusammenarbeit mit einem hochqualifizierten Team rund um die Cloud (Full Stack).

x-ion__benefit_moderne Arbeitsausstattung

Moderne Arbeitsausstattung (Laptop, Mobiltelefon sowie höhenverstellbare Tische und Monitore in den Büroräumen.

Unser Bewerbungsprozess

Einsendung deiner Bewerbungsunterlagen

Deine Bewerbungsunterlagen (Kurzes Anschreiben, einen Lebenslauf sowie Abschluss- und ggf. Arbeitszeugnisse) kannst Du per E-Mail an: bewerbung@x-ion.de senden oder via Uploadlink direkt hochladen. Wenn Du diesen Weg wählen möchtest, sende uns bitte eine E-Mail an die o.a. E-Mail-Adresse, damit wir Dir den Link zusenden können.

Sichtung der Unterlagen

Nach Eingang Deiner vollständigen Bewerbungsunterlagen schauen wir uns diese an und treffen anhand Deiner Fähigkeiten und der für die Stelle relevanten Qualifikationen unsere Vorauswahl. Da dies etwas Zeit in Anspruch nimmt, bitten wir um Geduld. Du erhältst in jedem Fall zeitnah eine Rückmeldung von uns.

Erstes Kennenlernen

In einem ersten Gespräch möchten wir Dich besser kennenlernen. Wir interessieren uns für Deinen bisherigen Weg, welche Richtungen Du eingeschlagen hast und womit Du Dich im Moment beschäftigst. Weiterhin möchten wir Dir einen ersten Eindruck von uns vermitteln und mit Dir über Deine mögliche zukünftige Beschäftigung bei uns sprechen. Abschließend nutzen wir das erste Kennenlernen um offene Fragen zu klären, die Du evt. mit in das Gespräch bringst oder die während des Gespräches aufgekommen sind.

Zweitgespräch

Bei einem Kaffee (Tee, Wasser…) unterhalten wir uns noch einmal intensiver über die Position und Deinen möglichen Einstieg bei uns. Wir zeigen Dir unsere Räumlichkeiten und stellen Dir einige Teammitglieder vor. Im Anschluss klären wir noch gemeinsam die Eckdaten bezüglich unserer zukünftigen Zusammenarbeit.

Vertrag & Onboarding

Wenn alles geklärt ist und keine offenen Fragen mehr sind erstellen wir die Vertragsunterlagen und übermitteln Dir diese.

Und dann heisst es: Herzlich Willkommen bei x-ion!

Du startest bei uns mit einer Einführungswoche in der Du die anderen Teammitglieder kennen lernst, Dich mit Deinen Arbeitsmitteln und Deinem Arbeitsplatz vertraut machen kannst und einen Einblick in die Unternehmensabläufe erhältst.